Nøglen til ensartet sagsbehandling

Af Nicolai Scharling

Politiets sagsbehandlingssystem, POLSAS, er efterhånden gammelt nok til både at være flyttet hjemmefra og have fået børn. Faktisk er fundamentet til politiets sagsbehandling lagt i sidste årtusinde og nogenlunde samtidig med, at internettet kom til Danmark.

Ad to omgange har man forsøgt at udskifte det med en ny og mere tidssvarende model – men begge gange forgæves. Først POLSAG, som blev skrottet i 2012 og nåede at koste op mod 500 millioner kroner, og siden Polaris, som fik dødsstødet fem år senere.

Tilbage står POLSAS, som stadig fungerer, men er forældet og har en lang række uhensigtsmæssigheder, herunder manglende kommunikation mellem databaser på tværs af kredsene, at det reelt er et kludetæppe af forskellig sagsbehandling fra kreds til kreds og ikke mindst, at systemet stadig arbejder med den fysiske papirsag. Med andre ord skal der stadig skrives ud og bæres sagsmapper rundt.

Det vil Rigspolitiet dog ændre på. POLSAS skal gøres tidssvarende, ensrettes og give mening.

De seneste tre år har en projektgruppe under Rigspolitiet arbejdet målrettet på at modernisere POLSAS, så det virker bedst muligt og giver mening.

Forskel selv i afdelinger
Første store skridt på vejen så dagens lys den 1. september med udrulning af POLSAS Nøglen.

Det er i al sin enkelhed et cirkulære, en håndbog og 42 vejledninger, som enkelt beskriver den korrekte måde at håndtere sager på.

Der er tale om et grundigt forarbejde, hvor mere end 100 superbrugere og ansatte fra politikredse, anklagemyndighed og Rigspolitiets fagcentre har været involveret i at strømline POLSAS bedst muligt.
 

POLSAS og POLSAS Nøglen

POLSAS er politiets sagsstyringssystem og har sin oprindelse helt tilbage til 1993.

To gange er systemet forsøgt udskiftet – men begge gange er projekterne, trods store omkostninger, blevet lagt ned, senest i 2017. Det betyder, at POLSAS ikke er blevet opdateret i den mellemliggende periode på næsten 16 år.

POLSAS Nøglen er en samlet betegnelse for et nationalt cirkulære, en håndbog med overordnede retningslinjer for politi- og anklagemyndighed, samt 42 vejledninger og bilag til de mest efterspurgte og brugte registreringer i POLSAS.

POLSAS Nøglen er udarbejdet i samarbejde med Rigsadvokaten, Rigspolitiet og repræsentanter for landets politikredse. Over 100 fagpersoner har bidraget til dens tilvejebringelse.

POLSAS Nøglen blev lanceret i politiet den 1. september 2020.

Helene Hjortholm, sektionsleder for servicesystemer i Koncern IT, har samlet trådene.

- Første skridt er at få ensrettet sagsbehandlingen. Ser man på politikredsenes måde at gøre det på, så er den vidt forskellig. Ja, endda inden for enkelte afdelinger eller kredse kan der være stor forskel, fortæller hun.

Et godt værktøj for alle
Helene Hjortsholm blev ansat i politiet i 2014 og har siden februar 2019 været sektionsleder. Inden da var hun blandt andet fagkoordinator på POLSAS. Hun har også en baggrund i FN-systemet, hvor hun skulle bringe forskellige parter til forhandlingsbordet i konfliktområder.

For hende har det været afgørende, at det er de centrale brugere og problemknusere med fingeren på pulsen, som har bidraget med viden. De nøglepersoner, som i forvejen er omdrejningspunkter for at få tingene til at glide i afdelinger og på vagthold.

- Vi har haft stort fokus på, at POLSAS Nøglen skal laves på en måde, der både kan vejlede den helt nyuddannede politiansatte og samtidig understøtte den erfarne sagsbehandler, som står med mere komplekse opgaver. Det skal være et værktøj, som kan bruges og bliver brugt i en hverdag, hvor de ansatte står med forskellige opgaver, fastslår hun.

- Politiet fortjener og efterspørger et moderne sagsstyringssystem, og det tager vi nu de grundlæggende og afgørende skridt til med POLSAS Nøglen. Derudover gennemfører vi tekniske opgraderinger og grundlæggende modernisering af systemet. Der er meget godt i POLSAS, men det skal bringes i stand, og på sigt er målet at nå til den fuldt digitale sag og sagsbehandling. Det fremtidige POLSAS vil ikke være til at kende fra det, vi har i dag, men vi skal udvikle os til det og ikke satse på stjernekrigsprojekter, der fejler, lyder det fra Lars Ole Dybdal, IT-direktør i Rigspolitiet.

Nøglen er nøglepersoner
POLSAS Nøglen er altså et værktøj, som skal rydde op i forskellighederne, være overskueligt og brugbart på alle planer.

Derfor har input fra centrale brugere og et overblik over de forskellige kompetencer været nødvendigt.

- Vi kender alle historien om den vagthavende, der vidste, hvordan en sag skulle håndteres, og var et levende leksikon for de øvrige kolleger. Det er den viden og de typer af nøglepersoner, vi har gjort brug af i hele landet, og vi har været helt ud i hjørnerne af dansk politi for at indhente viden, som kun få medarbejdere besidder i dag, siger Helene Hjortholm.

Samlet database kommer senere
POLSAS Nøglen skal således sørge for, at politiet ikke laver arbejdet ”ad 12 omgange og på 100 forskellige måder”, som Claus Skytte, der er med i projektet og POLSAS-supporter for Københavns Politi, udtrykker det.

- Det her er et af de mest efterspurgte tiltag. I årevis har vi i politikredsene efterlyst centrale vejledninger, siger han og medgiver, at arbejdet har været svært, og at bølgerne ofte er gået højt, inden man kunne nå til enighed.

Helene Hjortsholm er enig:

- Vi har 16 års efterslæb, altså den periode hvor man har satset på nye systemer og derfor ikke udviklet på POLSAS. Vi skal op på niveau igen, og POLSAS Nøglen er kun første skridt, siger hun.

Sektionslederen henviser til, at næste skridt bliver at få samlet politiet i en fælles POLSAS-database og at få koblet Grønland, Færøerne og SØIK på.

Oprydningsarbejdet er dog gigantisk. Der ligger stadig standardskrivelser helt tilbage fra Ordenspolitiets dage, og samtidig skal der genopbygges sagsbehandlingskompetencer, da en del viden ellers vil forsvinde efterhånden, som politifolk går på pension.