facebook twitter

IT: Vestegnen har fået styr på drift og sagsbunker

Sagsstyringsreolen har givet et fuldt overblik over sagerne på Vestegnen, samt tidsfrister. Systemet rulles ud i landets øvrige kredse i løbet af 2018.
Vestegnen har gennem tre måneder været pilotkreds for nye sags- og driftsstyringssystemer, som i løbet af 2018 skal rulles ud i alle landets kredse. Tilfredsheden er stor. Systemerne bliver rost for deres brugervenlighed, hurtighed og overblik. ”Gode arbejdsredskaber, som kan gavne drift og arbejdsmiljø, hvis de ikke misbruges til at benchmarke politifolk”, lyder konklusionen.
Der er tale om noget så sjældent som en it-succes i politiet.
  6/12-2017

Noget tyder på, at det omsider er lykkedes politiet at lave et it-system, som fungerer, som er let at betjene, som er hurtigt og tilmed overskueligt.

Sådan lyder konklusionen nemlig – næsten enstemmigt – fra de politifolk på Vestegnen, som de seneste tre måneder har været prøveklud for det nye sags- og driftsstyringssystem, der inden udgangen af 2018 skal være rullet ud i alle landets kredse.

Eller rettere sagt to systemer. Ét som bruges i vagtcentralerne og lyder navnet POLRESS. Og ét sagsstyringssystem, en slags digital reol, der hjælper med overblik over verserende sager, tidsfrister og hvilke politifolk, som sidder med hvilke sager. 

Sidstnævnte, reolen, vil blive udrullet i første kvartal af 2018.

POLRESS er derimod lidt mere kompliceret afventer blandt andet, at kredsene, med udgangspunkt i beredskabsanalyserne, foretager eventuelle ændringer i beredskabet, inden POLRESS implementeres.

Sags- og driftsstyringssystemerne er udviklet af Strategi og Analyse under Rigspolitiets Koncern Styring samt af Koncern IT, i daglig tale KIT, på baggrund af en driftsstyringsmodel fra Flerårsaftale-sekretariatet. Her har man i forbindelse med seneste flerårsaftale for politiet skullet indhente effektiviseringsgevinster på 430 årsværk i hele landet. Driftsstyringsmodellen, herunder it-værktøjerne, er tænkt som en nøgle til bedre overblik samt effektiv ressource- og sagsstyring. 

”Freder” kollegerne

Men tilbage til Vestegnens Politi. Her er man på forhånd beskåret 20 millioner kroner i budgetterne, som svarer til den forventede høst af effektiviseringerne i forbindelse med seneste flerårsaftale. Driftsstyringen er en del af den pakke.

Kravene kan altså allerede aflæses på bundlinjen.

Det gælder blandt andet i Vagtcentralen. Her sidder politiassistent Casper Nielsen og viser POLRESS frem. Han er operatør og godt tilfreds med systemet.

- Jeg kan selv designe mit skærmbillede, som jeg foretrækker det. Det er hurtigt, nemt og overskueligt, fortæller han.

Casper Nielsen har et nøje overblik på skærmen over hvilke patruljer, der er på vejene, hvornår de er mødt, hvor de er, og hvem der sidder i bilerne. Han kan samtidig se, hvilke sagstyper de er kørt ud til, hvor længe det har taget, og om de har skrivesager liggende, som skal afsluttes.

Alt det gør, at han kan disponere bedre. 

Oplysningerne bliver trukket fra POLSAS, og jo mere præcise informationer fra kollegerne, desto større overblik. Med andre ord, Caspers overblik og disponering er ikke bedre, end kollegernes egne opdateringer. Det kan eksempelvis være i forhold til frokost.

Operatøren kan se, hvornår kollegerne har sat sig ud til frokost og dermed ”frede” politifolkene. Det er også ham, der skal sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. På skærmen kan han præcist se de enkeltes arbejdstid, om der er overarbejde og justere mødetider, hvis det betyder for korte skift.

- Det hjælper at have et overblik, som også viser, hvornår folk møder og går hjem. Og hvilke sager de har haft. Har de været ude til to store hændelser i dag, ja så er det ikke dem, jeg sender næste gang, for de har rigeligt skrivearbejde allerede. Slutter deres vagt om en time, så er det heller ikke dem, jeg sender ud til et større færdselsuheld, fordi det tager tid, fortæller politiassistenten.

Dertil kommer, at POLRESS trækker på data fra POLINTRA, så operatøren kan kalde alle oplysninger frem om kollegerne, der er på vagt – herunder kontaktinfo, overblik over kompetencer, eksempelvis om kollegaen er maskinpistolskytte med mere. 

Tilrettes løbende 

POLRESS er løbende blevet tilrettet undervejs gennem de tre pilotmåneder på Vestegnen. Der er populært sagt blevet asfalteret, mens man har kørt. Det har betydet en række tilrettelser, som gør systemet mere brugervenligt eller sikrer væsentlige oplysninger for den, som skal disponere. 

- Jeg mangler en funktion, der viser ansættelsestidspunktet på de enkelte politifolk. Så kan jeg eksempelvis vurdere ancienniteten, når jeg skal sende nogen ud til en underretning, siger Casper Nielsen.


FOTO: Operatør i Vagtcentralen, Casper Nielsen, viser POLRESS frem til fællestillidsmand Jørgen Jensen. Casper er godt tilfreds med det overblik, systemet giver over, hvilke patruljer der er på vejene, hvornår de er mødt, og hvem der sidder i bilerne. Han kan samtidig se, hvilke sagstyper kollegerne er kørt ud til, hvor længe det har taget, og om de har skrivesager liggende, som skal afsluttes. Alt det gør, at han kan disponere bedre.

Det fulde overblik

POLRESS kører altså til gennemgående tilfredshed i pilotkredsen.

Det samme gælder sagsstyringsreolen, som giver et overblik over kredsens sager.

På Vestegnen er det Sags- og Driftsstyringscentret, SDC, som bruger systemet til at holde styr på sager, sagsbehandlingstider og tidsforbrug.

Har en sag ligget mere end syv dage hos kollegerne i beredskabet, så ryger den videre til SDC.

Det er sagsstyrere, sagsledere og afdelingsledere, som har adgang til systemet. De kan præcist se, hvor mange verserende sager kredsen har inden for et givent område. De kan også se, hvilke sager der nærmer sig – eller har sprunget – tidsfrister. 

Tallene springer op i fremhævet og stor størrelse øverst på skærmen. På den måde er overblikket fuldstændigt, og der er mulighed for at barbere bunker hurtigere ned.

På Vestegnen har systemet medvirket til, at en række sagspukler er blevet nedbragt, blandt andet ved at trække 4. semester-studerende ind til at behandle voldssager. 

Overblik og effektivitet er nøgleordene. Og det fungerer. På Vestegnen betød det nye system en oprydning i sager, og herunder også tilsynekomst af sager der var blevet ”glemt”.

Nu er alt registreret og sat i tidsrammer. Eksempelvis sættes der tidsestimater på de enkelte sager. Typisk mellem to og fem timer, alt efter om sagen kræver afhøring af vidner, involverer arrestanter med videre.

Må ikke misbruges

Det er så også her, at systemet møder kritik. Det ensretter i høj grad, og da ikke to sager er ens, kan det være svært at vurdere, om der skal sættes et tidsforbrug på én eller fem timer. 

Der er sager, som af gode grunde sprænger tidsrammen på grund af vidner eller særlige omstændigheder. Der er sager, hvor indlevelse og tid er en del af løsningen, som længere henne i systemet sparer ressourcer. Politiarbejde handler ret beset om at have med mennesker at gøre, og ofte mennesker i krise.

Systemet tager heller ikke hensyn til, at folk arbejder forskelligt, eller at nogle af de mere kompetente efterforskere typisk får de tungere, og derfor mere langvarige, sager.

Den elektroniske sagsstyringsreol afslører også, hvilke politifolk der har haft sager liggende meget længe, eller som producerer meget få sager.

Det lyder fra flere af brugerne på Vestegnen, at ”de dovne” ikke kan skjule sig længere.

Men der falder også bemærkninger om, at systemet vil kunne misbruges af dårlige ledere til at sammenligne kolleger og presse dem.

Den bekymring kender fællestillidsmand Jørgen Jensen godt:

- Det er et arbejdsredskab, der IKKE må bruges til benchmarking af enkelte individer eller til at holde kolleger op mod hinanden. Det skal vi holde ledelsen fast på. Vi vil sprælle rigtigt meget første gang, vi hører, at ledelsen har hevet en kollega til side til en adfærdsregulerende samtale på baggrund af en opgørelse fra POLRESS eller sagsstyringssystemet, fortæller han.

Jørgen Jensen fortsætter:

- Hvis systemet bruges rigtigt, har det omvendt flere fordele – man kan skabe et bedre arbejdsmiljø, fordi man kan disponere mere ligeligt over kollegerne. Tage hensyn til belastningsgraden i sagerne, hvor mange man har liggende, pauser med videre.

10 procent færre beredskabshændelser 

Det er som nævnt beredskabsanalyserne, som kommer til at danne udgangspunkt for måden at arbejde på i POLRESS. 

Analyserne vil være vidt forskellige og tage udgangspunkt i lokale forhold.

Der vil helt naturligt være forskel på kredse som Vestegnen, med kort køretid til alt, og kredse som Midt- og Vestjylland med store geografiske udfordringer.

Derfor kan kredsene heller ikke benchmarkes op mod hinanden.

Faktuelt kan man på Vestegnen blandt andet læse i analysen, at beredskabet på Vestegnen bruger 63 procent af tiden som indetid, med blandt andet at skrive sager, og 37 procent på vejene.

At beredskabshændelser er faldet med 10 procent fra 2014 til 2016, til gengæld er en stor del af kriminaliteten flyttet fra gaden og over på nettet.

At de tidspunkter hvor der sker noget, også er de tidspunkter, hvor der er mange på arbejde.

Beredskabsanalysen på Vestegnen har, ifølge Jørgen Jensen, vist sig at være et godt redskab.

- Den viser os, hvordan vi bruger vores timer bedst, og hvor vi skal sætte ind med flest politifolk, så det passer, med at hændelserne peaker, fortæller fællestillidsmanden.

Selvbærende bortset fra i weekender

Han forklarer, at beredskabet i Vestegnen skal være dimensioneret til 120 politifolk, hvilket i realiteten betyder 105, da 15 personer i gennemsnit altid vil være på barsel eller have orlov.

- Vi er selvbærende på nær i weekenden, hvor andre afdelinger skal sponsere med vagter hver tredje weekend. Vi har også indført forskellige mødetider, så vi har en buffer ved almindelige vagtskifte-tidspunkter. Det vil sige, at der er patruljer, som møder på vagt en time før det almindelige skifte klokken 07.00, 15.00 og 23.00, siger Jørgen Jensen.